Vraag
De stichting IKPOB (Innovatie, Kwaliteit en Professionaliteit van het Openbaar Bestuur) wil een klein kennis- en netwerk-evenement organiseren en vraagt mij dat voor hen te verzorgen.
IKPOB faciliteert zowel overheidsorganisaties als (bestuurskundige) opleidingen door onderzoek te laten doen naar de verbroken verbindingen tussen beide werelden. Met als doel: beter toegelegde ambtenaren en bestuurders! Er zijn op hun aanvraag 5 rapporten geschreven die ze graag willen delen met beide sectoren. Bovendien willen ze uit het veld horen wat er nog mist en wat nog meer onderzocht dient te worden.
Concept
Wat een leuke opdracht! Ik constateer dat dit nog maar het begin is van de bouw van hun netwerk. Om voldoende en de juiste deelnemers bijeen te krijgen, activeer ik eerst de rechtstreekse betrokkenen door hen mee te laten denken over de opzet van de bijeenkomst. Op basis van hun input stel ik werkvormen samen.
Daarna volgt een uitgebreide uitnodigings-fase: ik nodig potentiële deelnemers zeer persoonlijk uit. De eerste genodigden komen uit de netwerken van de direct betrokkenen. Verder speur ik naar iedere sleutelfiguur in Nederland die geïnteresseerd zou kunnen zijn, voldoende ervaring heeft en zich beweegt in de overlap tussen beide sectoren. Zeer secuur geformuleerde uitnodigingsmails gewenst!
Ik wil voorkomen dat het grootste deel van de tijd zou opgaan aan presentaties per rapport, en dat juist de input van de deelnemers te weinig ruimte krijgt. Het evenement start daarom met één overkoepelende inleiding op de 5 rapporten van hooguit 15 minuten. Daarna kiezen deelnemers een werkgroep om langere tijd dieper op de materie in te gaan. Iedereen moet met gemak aan het woord kunnen komen.
Na een korte terugkoppeling en dialoog met de gehele groep, vertrekken we naar de borrelruimte. Daar volgt een World Café sessie, waarin juist de vraag centraal staat wat IKPOB de komende tijd kan laten onderzoeken, wat hun agenda moet zijn. Deelnemers gaan in korte tijd meerdere statafels af om in steeds wisselende samenstelling antwoorden te formuleren. Na een flitsende terugkoppeling gaan de gesprekken nog lang door tijdens de borrel…
Resultaat:
De kennis uit de rapporten is gedeeld door hier direct de dialoog over te starten. Er was veel ruimte voor de kennis en ervaring van de deelnemers zelf. Er zijn richtlijnen geformuleerd voor de agenda van IKPOB. En bovendien: het netwerk rond IKPOB is gestart en geactiveerd. De jonge stichting staat op de kaart!
